Mali Müşavirler İçin Yapay Zeka: Ofiste İşe Yarayan 6 Kullanım Alanı

Bir mali müşavirlik ofisinde günün büyük kısmı aynı sorulara cevap vermekle geçer. "Şahıs şirketi mi kurayım, limited mi?", "Hangi evrakları getirmem gerekiyor?", "KDV beyannamesi ne zaman veriliyor?", "Yarın görüşebilir miyiz?" Bu soruların her biri önemlidir, ama her birine telefonda tek tek cevap vermek, asıl uzmanlık gerektiren işe ayrılacak zamanı azaltır.

Mali müşavirler için yapay zeka tam da bu noktada anlam kazanır. Amaç meslek mensubunun yerini almak değil; tekrar eden ön görüşme, bilgi toplama ve yönlendirme işlerini düzenli hale getirmektir. Bu yazıda bir SMMM ofisinde yapay zekanın gerçekçi olarak nerede işe yaradığını, nerede durması gerektiğini ve KVKK ile meslek kuralları açısından nelere dikkat etmeniz gerektiğini anlatıyoruz.

Yapay zeka bir mali müşavirlik ofisinde ne yapabilir?

Burada sözünü ettiğimiz şey, ofisinizin web sitesine yerleştirilen ve ziyaretçilerle yazışan bir yapay zeka asistanıdır. Bu asistan, sizin belirlediğiniz hizmetler ve sizin onayladığınız metinler çerçevesinde çalışır. Aşağıdaki kullanım alanları, küçük ve orta ölçekli bir ofisin günlük iş yükünde en çok zaman alan kalemlerdir.

1. Mükellef ön bilgi görüşmesi

Yeni bir müşteri adayı çoğu zaman ne istediğini tam bilmez. "İşimi resmileştirmek istiyorum" diyen birinin şirket türü, faaliyet alanı, çalışan sayısı ve başlangıç tarihi gibi bilgilere ihtiyacınız vardır. Yapay zeka asistanı bu soruları sırayla sorabilir, cevapları özetleyebilir ve görüşmenin sonunda panelinize düzenli bir ön kayıt bırakabilir.

Böylece müşteri adayını aradığınızda sıfırdan başlamazsınız. Konuyu, aciliyeti ve iletişim bilgisini önceden bilirsiniz. Gece yarısı sitenize giren bir girişimci de sabahı beklemeden talebini iletmiş olur.

2. Evrak toplama ve hazırlık listesi

Şirket kuruluşu, aylık muhasebe devri veya bordro işlemleri gibi konularda hangi belgelerin gerektiği sıkça sorulur. Asistan, sizin hazırladığınız listeye göre müşteri adayına genel bir hazırlık listesi sunabilir ve hangi aşamada olduğunu not alabilir.

Burada önemli olan, listenin ofisiniz tarafından hazırlanıp onaylanmış olmasıdır. Asistan listeyi kendisi uydurmaz, sizin verdiğiniz içeriği aktarır. Belgelerin incelenmesi ve değerlendirilmesi ise her zaman ofiste yapılır.

3. Beyanname takvimi ve hatırlatmalar

Mükelleflerin en sık sorduğu konulardan biri beyanname ve ödeme tarihleridir. Asistan, sizin güncel tuttuğunuz takvim bilgisini genel bilgi olarak paylaşabilir ve "Bu konuda sizi ofisimiz arasın" diyerek görüşme talebi oluşturabilir.

Dikkat edilmesi gereken nokta şudur: Vergi takvimi değişebilir, süreler uzatılabilir. Bu nedenle asistanın verdiği tarih bilgisi her zaman "genel bilgi" olarak sunulmalı ve kesin tarih için ofisten teyit alınması önerilmelidir. Takvim içeriğini düzenli güncellemek de ofisin sorumluluğundadır.

4. Randevu talebi

Telefon trafiğini en çok azaltan özelliklerden biri randevu talebidir. Asistan, müşteri adayının tercih ettiği gün ve saati alır ve bir randevu talebi olarak kaydeder. Talebi onaylamak veya başka bir saat önermek size kalır. Bu yapı, takviminizin kontrolünü elinizde tutarken iletişimi hızlandırır.

5. Sık sorulan sorular

"Şahıs şirketi ile limited şirket arasındaki temel farklar neler?", "E-fatura kimler için gerekli?" gibi sorulara genel ve tarafsız bilgiler sunmak, hem müşteri adayına değer katar hem de ofisinizin bilgi birikimini gösterir. Asistan bu tür sorulara sizin onayladığınız çerçevede cevap verir ve her cevabın sonunda kesin değerlendirmenin mali müşavire ait olduğunu belirtir.

6. Mesai dışı talepleri kaybetmemek

Birçok hizmet talebi akşam ve hafta sonu gelir. Bir web formu çoğu zaman eksik bilgiyle doldurulur ya da hiç doldurulmaz. Sohbet eden bir asistan ise eksik bilgiyi tamamlatır, talebi konusuna ve aciliyetine göre düzenler ve sabah ofise geldiğinizde önünüzde düzenli bir talep listesi olur.

Yapay zeka nerede durmalı?

Mali müşavirlik, yasal sorumluluğu olan bir meslektir. Bu nedenle yapay zeka kullanımında sınırlar baştan net çizilmelidir.

Vergi danışmanlığı yapay zekaya bırakılmaz

Asistan genel bilgi ve örnek verebilir, ama somut bir mükellefin durumuna göre vergi danışmanlığı yapmamalıdır. "Benim durumumda hangi gider indirilebilir?" gibi bir soru, belgeleri inceleyen ve sorumluluğu üstlenen bir meslek mensubunun işidir. MP AI Studio'nun AI Vergi asistanı bu ilkeye göre kurgulanır: Asistan vergi danışmanlığı yapmaz, her cevabında son değerlendirmenin mali müşavire ait olduğunu belirtir.

Meslek mevzuatı da bu yaklaşımı destekler. Serbest Muhasebeci Mali Müşavir ve Yeminli Mali Müşavirlerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, meslek mensuplarının topluma ve Devlete karşı sorumluluğunu ve iş sahiplerine doğru ve güvenilir bilgi verme yükümlülüğünü düzenler. Bu sorumluluk bir yazılıma devredilemez.

Sır saklama yükümlülüğü

Aynı Yönetmelik, meslek mensuplarının ve yanlarında çalışanların mesleki faaliyetleri sırasında öğrendikleri bilgileri, faaliyetlerine son verseler bile ifşa edemeyeceğini düzenler. Bu kural, sitenizdeki asistanın nasıl kurulacağını doğrudan etkiler:

• Asistan ön görüşmede yalnızca gerekli bilgileri istemelidir.
• Görüşme kayıtları yalnızca yetkili kişilerin erişebildiği bir panelde tutulmalıdır.
• Mükellef belgeleri gibi hassas içerikler için ayrı ve güvenli bir kanal tercih edilmelidir.

Reklam yasağı ve internet sitesi kuralları

3568 sayılı Kanun'daki reklam yasağı, Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Mesleklerine İlişkin Haksız Rekabet ve Reklam Yasağı Yönetmeliği ile ayrıntılandırılmıştır. Yönetmelik, internet sitesinde yer alabilecek bilgileri sayar (ad soyad, unvan, oda ve sicil bilgileri, iletişim bilgileri gibi), sitenin hangi alan adı yapısıyla kurulabileceğini düzenler ve iş elde etmeye yönelik reklam sayılabilecek davranışları yasaklar.

Pratikte bunun anlamı şudur:

• Site metinleri tanıtım değil bilgilendirme diliyle yazılmalıdır.
• "En iyi", "garantili", "en uygun" gibi iddialı ifadelerden kaçınılmalıdır.
• Asistan, meslektaşlarla kıyaslama yapmamalı ve ücret pazarlığına girmemelidir.
• Alan adı ve sitede yer alacak zorunlu bilgiler, bağlı olduğunuz oda ile teyit edilmelidir.

Yönetmelik metni zaman içinde değişebileceği için yayından önce güncel metni ve odanızın görüşünü kontrol etmenizi öneririz.

KVKK açısından dikkat edilecekler

Sitenizdeki asistan, ad, telefon, e-posta ve şirket bilgisi gibi kişisel verileri işler. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bu durumda size veri sorumlusu olarak bazı yükümlülükler getirir.

• Aydınlatma yükümlülüğü: Kanun'un 10. maddesi uyarınca, veri toplanırken kişiye verilerin hangi amaçla işlendiği, kime aktarılabileceği ve hakları hakkında bilgi verilmelidir. Asistanın başında veya formun yanında aydınlatma metnine bağlantı bulunmalıdır.
• Veri güvenliği: Kanun'un 12. maddesi, verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek için gerekli teknik ve idari tedbirlerin alınmasını ister. Panel erişimi, şifreleme ve yetkilendirme bu kapsamdadır.
• Gereğinden fazla veri toplamamak: Ön görüşmede TC kimlik numarası, banka bilgisi veya mali tablolar gibi verilere ihtiyaç yoktur. Asistanın soru akışı buna göre kurgulanmalıdır.
• Yurt dışına aktarım: Kullanılan yapay zeka altyapısı yurt dışındaki sunucularda çalışıyorsa, Kanun'un 9. maddesindeki yurt dışına aktarım kuralları ayrıca değerlendirilmelidir.

MP AI Studio sistemlerini KVKK'ya uygun şekilde kurgular ve sitede aydınlatma metnine yer verir. Yine de veri sorumlusu siz olduğunuz için metinlerin ofisinizin gerçek işleyişini yansıttığından emin olmanız gerekir. Ayrıntılar için KVKK aydınlatma metnimize göz atabilirsiniz.

Nasıl başlanır?

Yapay zekayı ofisinize eklemek için büyük bir dijital dönüşüm projesine gerek yoktur. Aşağıdaki adımlarla küçük ve kontrollü başlayabilirsiniz.

• Hizmet listenizi netleştirin. Şirket kuruluşu, aylık muhasebe, beyanname işlemleri, e-fatura, bordro ve şirket değişiklikleri gibi hizmetlerden hangilerini sunduğunuzu belirleyin. Sunmadığınız hizmetleri kapatın.
• En sık gelen 15 soruyu yazın. Telefonda en çok duyduğunuz soruları ve onaylı cevaplarını bir listeye dökün. Asistanın bilgi tabanı bu listeden oluşur.
• Sınırları yazılı hale getirin. Asistanın vergi danışmanlığı yapmayacağını, ücret pazarlığına girmeyeceğini ve hangi durumlarda doğrudan ofise yönlendireceğini belirleyin.
• Ön kayıt alanlarını seçin. Ad, telefon, konu, özet, aciliyet ve randevu tercihi çoğu ofis için yeterlidir.
• Metinleri onaylayın ve yayına alın. Site metinlerini ve asistan cevaplarını yayından önce kontrol edin. İlk haftalarda gelen kayıtları inceleyip soru listesini güncelleyin.

MP AI Studio ile mali müşavir web sitesi ve yapay zeka asistanı

MP AI Studio'nun AI Vergi çözümü, mali müşavirlik ofisleri için bir web sitesi ve bu siteye yerleştirilmiş bir yapay zeka asistanı sunar. Asistan 7 gün 24 saat ön görüşme yapar; müşteri adayının ihtiyacını, şirket türünü ve iletişim bilgilerini toplar. Her görüşmenin sonunda panelinize ad, telefon, konu, özet, aciliyet ve randevu bilgisini içeren bir ön kayıt düşer. Talepler konu ve aciliyete göre düzenlenir, randevu talepleri tercih edilen saatle birlikte kaydedilir.

Kurulum için demo veya teklif formunu doldurmanız yeterlidir. Ekip bir iş günü içinde dönüş yapar, kart bilgisi istenmez. Ardından yaklaşık 10 dakikalık kurulum sihirbazını tamamlarsınız; takıldığınız yerde destek ekibi yardımcı olur. Ödeme almak isterseniz iyzico veya PayTR hesabınızı bağlayabilirsiniz; müşteri ödemeleri doğrudan sizin hesabınıza gelir.

Satın almadan önce nasıl çalıştığını görmek isterseniz canlı örnek mali müşavirlik sitesini inceleyebilir veya demo talep edebilirsiniz. Hukuk büroları için AI Hukuk, emlak ofisleri için AI Emlak çözümlerimiz de aynı yaklaşımla çalışır.

Hazırsanız Hemen Başla bağlantısından AI Vergi sayfasına geçebilirsiniz.

Kaynaklar

• TÜRMOB, Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Mesleklerine İlişkin Haksız Rekabet ve Reklam Yasağı Yönetmeliği (Resmi Gazete, 21.11.2007, sayı 26707): turmob.org.tr
• TÜRMOB, Serbest Muhasebeci Mali Müşavir ve Yeminli Mali Müşavirlerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Resmi Gazete, 03.01.1990, sayı 20391), madde 7 ve 8: turmob.org.tr
• Kişisel Verileri Koruma Kurumu, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu: kvkk.gov.tr
• Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Aydınlatma Yükümlülüğü: kvkk.gov.tr